ייעול תהליכי עבודה עשוי להגדיל את הרווחיות בעסק. מנגד, תהליכי עבודה לא יעילים פוגעים בעסק. בשורות להלן נביא כמה עצות לייעול תהליכים. בין השאר נזכיר את התועלת בהתאמת המלאים להיקף הפעילות, שירותי מזכירות מרחוק לחיסכון בכוח אדם וכן ייעול הליך המכירה והזמן העובר מרגע ההזמנה של המוצר עד לרגע שהוא מגיע לידי הצרכן הסופי. מהם תהליכי העבודה בעסק ומה ההשפעה שלהם על הרווחיות בעסק? איך יכול ייעול תהליכים, כמו למשל שירותי מזכירות מרחוק, לתרום להגדלת הרווחיות בעסק בתחום האיקומרס ובכלל? כדאי לקרוא – מדובר בנושא חשוב, בעיקר בתחילת הדרך של העסק אבל גם בהמשך.
תהליכי עבודה בעסק וההשפעה שלהם על הרווחיות שלו
ההגדרה הפשוטה ביותר של רווחיות העסק, היא הפער בין ההכנסות של העסק לבין ההוצאות שלו. ככל שהפער גדול, כך הרווחיות של העסק גבוהה יותר. עם זאת, גם אם העסק רווחי מאד, עדיין חשוב לבדוק מדי פעם את האפשרות לייעול תהליכי העבודה בעסק. להלן שלושה מרכיבים עיקריים בתהליך הייעול:
1. שמירה על מלאי מינימלי: למעשה, המשמעות של מלאי בעסק היא הוצאה כספיץ. ככל שהמלאי קטן יותר, כך הזמן שעובר מרגע הרכישה ועד לרגע המכירה שלו הוא קצר יותר, מה שמשפיע על הרווחיות של העסק.
2. ייעול הטיפול במשלוחים: הליכי המשלוח הם מרכיב משמעותי, בעיקר כאשר מדובר בעסק בתחום האיקומרס. ככל שהטיפול קצר ויעיל יותר, כך נחסכת עבודה מיותרת, ובתוך כך קטנות ההוצאות של העק.
3. שירותי מזכירות מרחוק והקטנת עלויות: בכל עסק, ועל אחת כמה וכמה עסק בתחום האיקומרס, יש הוצאות רבות שלכאורה אין עליהן שליטה. אחת ההוצאות הללו היא השכר המשולם למזכירות ופקידות בעסק. שירותי מזכירות מרחוק עשויים לשנות את המשוואה ולשפר מאד את הרווחיות של העסק. אבל על כך נסביר בסעיף הבא.
שירותי מזכירות מרחוק ולמה הם כל כך נדרשים
עד לפני שנים ספורות, ההוצאות על תשלומי שכר למזכירות ופקידות בעסק היה קבוע ולא קשור למכירות. ואולם בשנים האחרונות חלו שינויים משמעותיים בתחום. אחד החשובים שבהם היא האפשרות לקבל שירותי מזכירות מרוחקים. למעשה, העסק מקבל את אותו השירות, אבל רק לפי דרישה. שירותי מזכירות מרחוק אינם מחייבים שלעסק יהיה משרד, ובוודאי שלא משרד גדול. שירותים כאלה עשויים לכלול מענה לטלפונים, שירותי הודעות, קביעת פגישות ומגוון שירותי משרד. זאת, בלא כל צורך במשרד פיזי לעסק. למעשה, בעל העסק יכול לנהל אותו מעתה מהבית שלו. כשמדובר בעסק בתחום האיקומרס, שבו הרווחים הם מינימליים, חיסכון כזה הוא משמעותי מאד. מצד אחד, העסק לא משלם שכר מיותר למזכירות. מצד שני, המענה ללקוחות לא נפגע. העדר הצורך במזכירה קבועה מאפשר גם לבעלי עסקים קטנים בתחום האיקומרס ובכלל לפעל, מה שמגדיל את התחרות ומשפר את הסיכויים שלהם לשרוד.